Een UC-migratie klinkt eenvoudiger dan het is. Hardware vervangen, systeem instellen, klaar. In de praktijk is het een traject met meerdere afhankelijkheden, strakke planning en veel aandacht voor wat er níét mis mag gaan — want communicatie is de ruggengraat van elke organisatie.
Wij begeleidden een volledige migratie van Webex-apparatuur naar Yealink voor een vanuit Nederland internationaal opererende organisatie, met locaties in New York, Miami, Parijs en Singapore. Hier is wat wij hebben geleerd.
Stap 1: inventariseer de bestaande omgeving grondig
Een migratie begint niet met het bestellen van nieuwe hardware. Het begint met begrijpen wat er nu staat, hoe het is geconfigureerd, en hoe het wordt gebruikt.
Welke Webex-apparatuur is aanwezig per locatie? Hoe zijn de vergaderruimtes ingericht? Welke integraties lopen er — met het telefoonplatform, met Microsoft Teams, met de agenda-systemen? Wat is de netwerkcapaciteit per locatie, en zijn er aanpassingen nodig om Yealink-apparatuur optimaal te laten presteren?
Die vragen beantwoord je niet in een dag. Wij reserveren bewust tijd voor de inventarisatiefase — ook als een klant liever snel wil beginnen. Een goede voorbereiding voorkomt problemen tijdens de uitrol.
Stap 2: plan per locatie, niet per apparaat
Bij een migratie over meerdere locaties — zeker internationaal — is fasering essentieel. Je kunt niet alles tegelijk vervangen. Wij werken met een locatie-per-locatie aanpak: elke site heeft zijn eigen uitrolplanning, zijn eigen contactpersoon ter plaatse, en zijn eigen testmoment voor ingebruikname.
Tijdzones spelen daarbij een praktische rol. Een installatie in Singapore vindt plaats terwijl Nederland slaapt. Dat vraagt om goede documentatie, heldere instructies voor lokale uitvoering, en een duidelijk escalatiepad als er iets misgaat.
Stap 3: provisioning en configuratie centraal regelen
Een van de voordelen van Yealink is de mogelijkheid om apparaten centraal te provisioneren via een beheerconsole. Dat betekent dat configuraties vanuit Nederland worden uitgerold naar apparaten wereldwijd — zonder dat er per locatie handmatig ingesteld hoeft te worden.
Die centrale aanpak vereist wel goede voorbereiding: templates per apparaattype, naamgeving per locatie, integratie met het telefonie- en videoplatform. Werk je dat zorgvuldig uit aan de voorkant, dan verloopt de uitrol stuk soepeler.
Stap 4: communiceer vroeg met eindgebruikers
Een nieuwe telefoon of een nieuw videoconferentiesysteem werkt anders dan het oude. Niet ingewikkelder, maar anders. Als eindgebruikers niet weten wat er verandert en wanneer, leidt dat tot frustratie en onnodige supportvragen.
Wij adviseren altijd om gebruikers tijdig te informeren: wat gaat er veranderen, wanneer, en waar kunnen ze terecht met vragen. Een korte instructie per locatie — op papier of als korte video — helpt de overgangsfase aanzienlijk te verkorten.
Stap 5: test, lever op, documenteer
Na installatie volgt een testfase per locatie: werkt alles zoals verwacht? Zijn alle integraties actief? Is de geluidskwaliteit in orde? Pas na succesvolle oplevering sluiten wij een locatie af.
De volledige installatie, configuratie en eventuele afwijkingen worden gedocumenteerd — zodat het beheer na oplevering soepel verloopt, ongeacht wie dat beheer uitvoert.
Overweegt jouw organisatie een UC-migratie? Neem contact op voor een inventarisatiegesprek.